Agar suatu organisai dapat berjalan dengan baik atau dalam rangka membentuk suatu organisasi uang baik atau dalam usaha menyusun suatu organisasi, perlu kita perhatikan atau pedomani beberapa asas-asas atau prinsip-prinsip organisasi sbb.
1. Perumusan tujuan yang jelas
Bila kita melakukan aktivitas, maka pertama-tama harus jelas kepada kita apa yang menjadi tujuan aktivitas tersebut. Demikian pula bila kita mengorganisir atau membuat suatu badan maka pertama-tama harus jelas apa yang menjadi tujuan kita. Tujuan adalah hal-hal yang ingin dicapai atau dipelihara baik berupa materi atau nonmateri dengan melakukan satu atau lebih kegiatan (aktivitas).
Bagi suatu badan, tujuan itu akan berperan sebagai berikut :
- Pedoman ke arah mana organisasi akan dibawa
- Landasan bagi organisasi yang bersangkutan
- Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
- Menentukan program, prosedur, kiss me (koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi dan mekanisasi)
2. Pembagian kerja
Dalam sebuah organisasi pembagian kerja merupakan hal yang mutlak ada, ini untuk menghindari adanya tumpang tindih tugas. Pada akhirnya pembagian ini akan menghasilkan departemen-departemen dan dan job description dari masing-masing departemen dan unit-unit dalam organisasi. Dalam pembagian kerja ini ditentukan tugas serta wewenang masing-masing unit organisasi.
Ada beberapa dasar yang bisa dipakai dalam pembagian kerja ini :
- Berdasarkan wilayah atau teritorial, semisal kota atau kabupaten
- Berdasarkan jenis barang yang diproduksi
- Berdasarkan konsumen yang dilayani
- Berdasar fungsi
- Berdasarkan waktu
3. Delegasi Kekuasaan ( Delegation Of Authority)
Salah satu prinsip pokok dalam organisasi adalah delegasi kekuasaan (pelimpahan wewenang). Kekuasaan atau wewenang merupakan hak seseorang untuk mengambil tindakan yang perlu agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan mempunyai berbagai aspek, antara lain wewenang mengambil keputusan, wewenang menggunakan sumber daya, wewenang memerintah, wewenang memakai batas waktu tertentu dan lain sebagainya.
Delegasi kekuasaan atau pelimpahan wewenang mweupakan keahlian pemimpin yang penting dan elementer sebab dengan delegasi kekuasaan, sesorang pemimpin dapat melipatgandakan waktu, perhatian dan pengetahuannya yang terbatas. Bahkan dapat dikatan, delegasi kekuasaan merupakan salah satu jalan utama bagi setiap pemimpin untuk percaya akan diri sendiri. kesanggupan untuk menerima tanggung jawabadalah ter pertama bagi seorang pemimpin, tetapi keberanian mendelegasikan kekuasaan pada bawahan, merupakan tanda tanya seorang pemimpin yang sukses.
Dalam mendelegasikan kekuasaan, agar proses delegasi itu dapat efektif, sedikitnya ada 4 hal yang perlu diperhatikan :
- Delegasi kekuasaan adalah anak kembar siam dengan delegasi tugas dan bila kedua-duanya memerlukan adanya pertanggungjawaban. Ada tiga unsur yang harus terpenuhi : tugas, delegasi kekuasaan dan pertanggungjawaban.
- kekuasaan yang dideleger harus diberikan kepada orang yang tepatbaik secara kualifikasi maupun sudut fisik
- Kekuasaan dideleger harus diberikan kepada seseorang, dibarengi dengan pemberian motivasi
- Adanya bimbingan dari pejabat yang mendelegasikan kekuasaan
Manfaat delegasi kekuasaan :
- Pemimpin dapat memusatkan perhatian pada pekerjaan pokok saja
- Putusan dapat dibuat lebih cepat pada unit yang tepat
- Inisiatif dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotiver, sehingga bawahan tidak selalu menunggu perintah atasan
- Mendidik bawahan dan mengembangkannya sehingga nantinya bawahan dapat menerima tanggung jawab yang lebih besar
4. Rentangan Kekuasaan
Ini dimaksudkan agar pemimpin dapat menentukan jumlah bawahan yang tepat. Sehingga proses membimbing dan mengawasi dapat tercapai dengan tepat.
5. Tingkat-tingkat pengawasan
Prinsip tingkat pengawasan adalah mengusahakan pemimpin sedikit mungkin untuk memudahkan komunikasi.
6. Kesatuan perintah dan tanggung Jawab (Unity of command and Responsibility)
Menurut prinsip ini maka seorang bawahan hanya bertanggung jawab kepada satu atasan yang memberinya perintah.
7. Koordinasi
Ini adalah usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan organisasi agar tertuju dalam memberikan sumbangan semaksimal mungkin untuk mencapi tujuan organisasi.
(Sumber : Dasar-dasar Manajemen, Drs.M.Manullang)
baca : sarana-sarana manajemen